Daan Dijkstra
Het lijkt simpel, toch? Als inschrijver op een aanbesteding moet je aantonen dat je over bepaalde kerncompetenties beschikt. Deze kerncompetenties worden meestal gedefinieerd in het beschrijvend document of op het aanbestedingsplatform. Soms worden ze verduidelijkt of aangevuld in de Nota van Inlichtingen.
Je moet bijvoorbeeld ervaring hebben met één werk op het gebied van het aanbrengen en onderhouden van bestrating, met een waarde van minimaal €1.000.000,-. Of je moet een referentie aandragen van een soortgelijk onderhoudscontract, dat al minimaal 2 jaar loopt.
Toch gebeurt het regelmatig dat inschrijvers worden uitgesloten op de referenties bij aanbestedingen. Vaak eindigen deze geschillen zelfs in de rechtszaal. De twee voorbeelden hierboven komen uit echte rechtszaken:
ECLI:NL:RBDHA:2022:13255, Rechtbank Den Haag, C/09/632493 KG ZA 22-651 (rechtspraak.nl)
ECLI:NL:RBAMS:2023:133, Rechtbank Amsterdam, C/13/726077 / KG ZA 22-997 (rechtspraak.nl)
Hoe kun je dit voorkomen?
1. Zorg dat je alle elementen van de kerncompetentie opneemt.
Als je wilt aantonen dat jouw bedrijf ervaring hebt met het volgende:
“één (1) werk op het gebied van het van het aanbrengen en het onderhouden van bestrating op vakkundige en regelmatige wijze heeft uitgevoerd en tijdig heeft opgeleverd, met een gefactureerd bedrag van tenminste € 1.000.000,- excl. BTW”
Dan moet een inkoper met jouw referentieformulier de volgende vinkjes kunnen zetten:
- Eén werk
- Op het gebied van het aanbrengen van bestrating
- Op het gebied van het onderhouden van bestrating
- Is op vakkundige wijze uitgevoerd
- Is op regelmatige wijze uitgevoerd
- Is tijdig opgeleverd
- Voor een gefactureerd bedrag van tenminste €1.000.000,- exclusief btw.
Al deze elementen duidelijk en herkenbaar terugkomen. Benoem je meerdere deelopdrachten? Dan gaat het niet om één werk. Benoem je wel wanneer de opdracht is opgeleverd, maar niet of dat ook volgens planning was? Dan laat je aan de aanbestedende dienst over of zij geloven dat dit ‘tijdig’ was.
2. Zorg dat de eisen makkelijk terug te vinden zijn.
Met een referentiebeschrijving van 5 pagina’s doe je de inkoper geen plezier, maar jezelf ook niet. Een bekende valkuil is om een lang verhaal op te schrijven over jouw bedrijf, over jouw specifieke aanpak in het project, en wat de resultaten wel niet waren. Een referentieformulier is niet de plek om dat te doen. Verkooptekst is vaak vaag. Hoe meer vage teksten je opschrijft, hoe eerder de inkoper zich achter de oren zal gaan krabben.
3. Je voldoet aan een kerncompetentie, of je voldoet niet.
Je kunt niet een beetje voldoen aan een referentie-eis. Je kunt een referentie-eis natuurlijk wel overtreffen, maar dat levert je niets op. In feite is het simpel: je voldoet, of je voldoet niet. Weersta daarom de verleiding om 30 voorbeelden van succesvolle plaatsingen aan te leveren, als je er 3 moet invullen. Want wat als nummer 27 net niet blijkt te voldoen aan de referentie-eis? Dan heb je iets uit te leggen.
Hulp nodig bij het invullen van een referentie?
Het kan lastig zijn om referenties bij aanbestedingen, en de andere formulieren zoals het UEA, goed in te vullen. Ik kijk graag met je mee. Neem vandaag nog contact op!
