Daan Dijkstra
‘We kennen de klant zo goed; dit kan niet misgaan.’
Sinds 2020 heb je een Raamovereenkomst met een grote opdrachtgever. Zij zijn blij, jullie zijn blij. De KPI’s worden altijd gehaald, en bij de evaluaties is het niet meer dan gezellig. Je hebt het meer over de hond van de contractmanager dan over de voorwaarden van het contract. Je wist al lang dat het contract na 4 jaar zou eindigen, maar daar maakte jij je niet druk om. Heeft dat ene afdelingshoofd niet vorige week nog gezegd hoe tevreden zij is? Dit kan alleen maar goed gaan, toch?
Nee, blijkbaar niet. Na twee maanden wachten komt de uitslag binnen. Je opent de bijlage vol vertrouwen, maar wat blijkt? Een partij van buiten de regio neemt jouw winstgevende contract over, en jij eindigt als derde.
Zittende leveranciers verliezen elke dag aanbestedingen, ook als de relatie en de prestaties goed waren. En gelukkig maar: anders zou een nieuwe leverancier nooit een kans krijgen. Waar gaat het vaak mis, en hoe kun je dit voorkomen? Zorg in ieder geval dat je niet in deze 3 valkuilen trapt:
1. Te weinig inspanning
Leveranciers denken soms dat een aanbesteding een formaliteit is, omdat ze zeker weten dat de opdrachtgever met ze verder wil. Zelfs als dat zo is, moet je de opdrachtgever wel de kans geven om voor jou te kiezen. Als jouw offerte en niet meer dan het minimale biedt en er niet goed uitziet, wordt het lastig voor de beoordelingscommissie om jou een 8 of zelfs een 10 te geven. Zij moeten zich houden aan het beoordelingskader dat bij de aanbesteding hoort en alle inschrijvers gelijk behandelen.
2. Te veel kennis
‘Henk van de afdeling Schoonmaak maakt hier de dienst uit. Wat hij zegt, geldt voor de hele organisatie. En hij wil niet lastig gevallen worden over allemaal wissewasjes. ‘Dat zet je maar in de managementrapportages’, zegt Henk altijd.’
In de aanbesteding wordt gevraagd hoe je handelt als jouw vaste medewerker ziek is. Jij weet hoe het in de praktijk gaat, schrijft op dat je een vervanger stuurt uit jouw grote flexpool en dat je het incident doorgeeft via de managementrapportages van die maand. Staat er in het Programma van Eisen dat je de contractmanager moet informeren vóórdat je de vervanger inzet? Maakt niet uit, toch? Misschien niet voor Henk, maar wel voor de contractmanager die deel uitmaakt van de beoordelingscommissie. Hij ziet alleen maar een afwijking van de eisen.
3. Gebrek aan vernieuwende ideeën
Als het team dat de klant al 4 jaar bedient samen gaat brainstormen voor het Plan van Aanpak, ontstaat snel een echoput. Wij doen het al goed, want we behalen de KPI’s, en dat komt doordat onze bestaande aanpak zo goed is. Door een gebrek aan kritisch perspectief mis je kansen om een verrassende invalshoek of een nieuwe innovatie te bedenken. Het gaat al goed, maar kan het echt niet beter? Jouw concurrenten denken misschien van wel.
Hoe kun je tunnelvisie voorkomen?
Simpel gezegd: zorg dat er een buitenstaander meekijkt die niet al 4 jaar met de klant aan tafel zit, maar die wel verstand heeft van aanbestedingen. Vind je dit interessant? Neem contact op, dan vertel ik je graag meer. Door samen nieuwe ideeën en invalshoeken te bedenken, geven wij de klant wat hij nodig heeft om wéér voor jouw bedrijf te kiezen en jullie goede samenwerking voort te zetten.
