Daan Dijkstra
Je leest de offerte nog één keer door voordat je op indienen klikt. Het verhaal klopt. De aanpak is logisch. De betrokken collega’s herkennen precies hoe jullie werken. “Dit is toch duidelijk?” zegt iemand nog.
Voor jullie wel.
Maar na de gunning blijkt dat de score tegenvalt. Een zes waar je op een acht had gerekend. En dat terwijl je ervaring hebt, de juiste mensen inzet en exact doet wat in de aanbesteding wordt gevraagd. Wat ging hier mis?
In de meeste gevallen niet de inhoud, maar het perspectief.
Logisch en kloppend zijn niet hetzelfde als overtuigend
Bij het inschrijven op een aanbesteding schrijven veel bedrijven onbewust vanuit hun eigen referentiekader. Ze kennen hun processen door en door, weten hoe de samenwerking in de praktijk verloopt en vullen automatisch ontbrekende stappen in. Dat maakt het verhaal intern prettig leesbaar.
De beoordelingscommissie leest heel anders. Zij kennen jullie organisatie niet, hebben geen achtergrondinformatie buiten de aanbestedingsdocumenten en moeten elk antwoord beoordelen aan de hand van vaste criteria. Alles wat zij niet letterlijk teruglezen, kunnen en mogen ze niet meenemen in de beoordeling.
Wat voor jou logisch voelt, kan voor hen een aanname zijn. En aannames leveren geen punten op. Een veelgemaakte valkuil in een offerte of Plan van Aanpak is het overslaan van tussenstappen. Bijvoorbeeld:
- je beschrijft wat je doet, maar niet waarom dit risico’s voorkomt
- je noemt een rol, maar niet wie waarvoor verantwoordelijk is
- je verwijst naar ervaring, zonder te laten zien wat de opdrachtgever daar concreet aan heeft
Voor de beoordelaar blijft dan onduidelijk hoe jouw aanpak bijdraagt aan het behalen van de doelstellingen. Het verhaal leest prettig, maar is moeilijk te beoordelen.
Vakjargon helpt je niet
Ook vaktaal werkt vaak tegen je. Begrippen als “korte lijnen”, “proactief handelen” of “volgens onze standaard werkwijze” klinken herkenbaar, maar zeggen weinig zolang je ze niet concretiseert. Hoe ziet dat er in de praktijk uit? Wanneer gebeurt dit? En wat merkt de opdrachtgever daarvan?
Hoe concreter je schrijft, hoe makkelijker het voor de beoordelingscommissie wordt om jouw antwoord goed te waarderen.
Van kennis naar een winnende inschrijving
Kortom: om succesvol te zijn moet jouw kennis zo worden opgeschreven dat iemand die jullie niet kent in één keer begrijpt wat je doet, waarom je dat zo doet en wat de opdrachtgever daaraan heeft. Pas dan geef je de beoordelaars wat ze nodig hebben om je inschrijving ook echt hoger te waarderen. Precies hier zit de meerwaarde die ik jou als aanbestedingsexpert kan bieden. Nieuwsgierig naar hoe dit in de praktijk kan werken? Neem vandaag nog contact met mij op!
